Sprawnie przeprowadzony piknik jest efektem przygotowań rozpoczętych znacznie wcześniej niż sama impreza. Pierwszym rozsądnym krokiem jest doprecyzowanie charakteru imprezy, liczby gości oraz oczekiwanego sposobu spędzania czasu, a kolejne decyzje podejmować już na podstawie jasno zdefiniowanych potrzeb Odmiennego podejścia wymaga kameralne spotkanie pracowników, dlatego kopiowanie gotowego schematu często prowadzi do niepotrzebnych kosztów. Im wcześniej powstanie logiczny plan, tym łatwiej kontrolować kolejne decyzje a osoba odpowiedzialna za event może podejmować decyzje w przewidywalnej kolejności.
Od briefu do scenariusza – co trzeba ustalić na początku?
Jednym z najczęstszych błędów jest rozpoczynanie planowania od pytania o atrakcje, choć bezpieczniej najpierw określenie, kto rzeczywiście pojawi się na wydarzeniu. Jeżeli zaproszeni są pracownicy z dziećmi, program powinien uwzględniać różne grupy wiekowe. W wydarzeniu nastawionym przede wszystkim na integrację większe znaczenie mogą mieć zadania wymagające współpracy. Celem nie powinno być wykorzystaniu jak największej liczby dostępnych możliwości, lecz na dopasowaniu programu do ludzi, którzy rzeczywiście będą z niego korzystać.
Na etapie briefu dobrze określić proporcję dorosłych i dzieci, organizację transportu oraz stopień formalności. Dobrze przygotowany brief staje się podstawą kolejnych ustaleń ponieważ liczba gości wpływa na catering i infrastrukturę. Gdy najważniejsze założenia pozostają nieustalone zbyt długo, część wcześniejszych decyzji może przestać do siebie pasować.
Teren pikniku to nie tylko trawa i wolna przestrzeń
Atrakcyjny teren nie zawsze jest dobrym miejscem na piknik. Lokalizację dobrze analizować pod kątem powierzchni potrzebnej do ustawienia poszczególnych stref, a także zaplecza sanitarnego. Pozornie niedroga lokalizacja może wymagać dodatkowego zaplecza, które zmieni rzeczywisty koszt wydarzenia Ważne jest również rozmieszczenie stref w taki sposób, aby uczestnicy przemieszczali się naturalnie.
Praktyczny plan terenu powinien uwzględniać obszar aktywności, wypoczynku oraz obsługi technicznej. Część programu wymaga dostępu do zasilania, dlatego nie powinno się rozmieszczać ich dopiero podczas montażu. Jeżeli jednocześnie działa kilka stref, trzeba zadbać o czytelną komunikację dla uczestników. Uczestnik powinien intuicyjnie wiedzieć, gdzie znaleźć kolejną strefę podczas gdy obsługa może sprawnie realizować swoje zadania.
Jedna cena nie wystarczy – co naprawdę powinno znaleźć się w ofercie?
Na etapie rozeznania rynku osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę organizacja pikników firmowych, a kolejnym krokiem staje się zestawienie różnych ofert. Najbardziej użyteczne porównanie nie powinno jednak ograniczać się do łącznej kwoty bez analizy jej zakresu. Każdą ofertę warto rozłożyć na konkretne elementy składowe takie jak lokalizacja i infrastruktura, koordynacja wydarzenia czy zaplecze sanitarne. Pozornie tańsza propozycja może wymagać później zamawiania kolejnych usług.
Przy większej liczbie usług trzeba jasno określić, kto koordynuje całość. Gdy kilka ekip realizuje niezależne części przedsięwzięcia, ktoś musi połączyć wszystkie harmonogramy w jeden spójny plan. Bez takiego ustalenia łatwo o niejasności dotyczące zasilania i zaplecza. Im większa impreza, tym mniej miejsca pozostaje na improwizację dlatego dobrze zdefiniować sposób akceptowania zmian.
Plan B na pogodę, opóźnienia i nieprzewidziane sytuacje
Wydarzenie plenerowe zawsze jest częściowo zależne od warunków, których nie da się kontrolować. Dlatego plan awaryjny nie jest oznaki przesadnej ostrożności, lecz integralną częścią całego projektu. Organizator powinien wiedzieć, jakie elementy wymagają zadaszenia, a także jak zostanie zmieniony harmonogram.
Nieprzewidziane sytuacje nie dotyczą jedynie pogody, dlatego warto uwzględnić także problem techniczny. Nie da się przewidzieć każdego możliwego zdarzenia, ale można zmniejszyć liczbę decyzji podejmowanych pod presją. Pomaga w tym przygotowanie listy kontaktów do wszystkich ekip. Problemy można rozwiązywać według wcześniej ustalonego schematu zamiast krążyć pomiędzy kilkoma wykonawcami.
Dobrze przygotowany piknik nie musi mieć największego budżetu ani najdłuższej listy atrakcji. Największe znaczenie mają dopasowanie programu do uczestników, realistyczny harmonogram i gotowość na zmianę warunków. Kiedy te elementy tworzą jeden system, uczestnicy mogą po prostu korzystać z wydarzenia a osoba odpowiedzialna po stronie firmy nie spędza całego dnia na gaszeniu problemów.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Artykuł Sponsorowany+
